De bewaarplicht voor freelancers is de wettelijke verplichting om financiële en administratieve documenten minimaal zeven jaar te bewaren, zodat de Belastingdienst uw administratie kan controleren. Als zzp’er in Nederland valt u volledig onder deze fiscale bewaarplicht, ook als u geen personeel heeft of klein bent.
Welke documenten vallen onder de bewaarplicht?
De lijst is breder dan de meeste freelancers verwachten:
- Verkoopfacturen en inkoopfacturen, inclusief creditnota’s.
- Bankafschriften van zakelijke rekeningen.
- Contracten en offertes met opdrachtgevers.
- Urenregistraties als onderbouwing van gefactureerde uren.
- Btw-aangiften en correspondentie met de Belastingdienst.
- Bonnen en kassabonnen voor zakelijke kosten.
Contracten, offertes en bankafschriften vallen dus ook onder de bewaarplicht, niet alleen facturen. Dit verrast veel freelancers die denken dat ze met een map facturen klaar zijn.
Twee dimensies van de bewaarplicht
De bewaarplicht heeft twee kanten. De fiscale dimensie gaat over uw belastingaangifte en btw-verplichtingen: bij een controle moet u alles kunnen tonen. De administratieve dimensie gaat over uw eigen financiële dossier als bewijs bij geschillen of audits, bijvoorbeeld wanneer een klant een factuur betwist. Beide zijn relevant, en digitaal bewaren is toegestaan zolang documenten leesbaar en onverwijderbaar zijn opgeslagen.