Urenregistratie is het systematisch vastleggen van alle tijd die u besteedt aan uw onderneming, van klantwerk tot administratie en marketing. De Belastingdienst eist dat u minimaal 1.225 uur per jaar werkt aan uw onderneming om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek, gemiddeld 24 tot 25 uur per week. Wie dat niet kan aantonen met een sluitende urenadministratie, loopt duizenden euro’s aan belastingvoordeel mis.

Welke uren tellen mee?

Het urencriterium telt niet alleen de uren die u direct bij klanten factureert. Indirecte uren tellen ook mee, mits ze aantoonbaar zakelijk zijn.

• Directe uren: uren die u factureert aan klanten, zoals projectwerk of consultancy.
• Indirecte uren: offertes schrijven, uw website bijhouden, boekhoudkundige taken, bijscholing en zakelijke reizen.

Beide categorieën tellen mee voor het urencriterium, maar de verhouding moet geloofwaardig zijn. Niet-factureerbare uren maken doorgaans 20 tot 30% van uw totale uren uit; een te hoge afwijking roept extra toetsing op bij de Belastingdienst.

Hoe houdt u dit betrouwbaar bij?

De Belastingdienst accepteert alleen een dagelijks of wekelijks bijgehouden urenadministratie als geldig bewijs; een reconstructie achteraf wordt bij een controle vrijwel altijd afgewezen. Noteer bij elke indirecte activiteit een korte omschrijving, zoals “offerte geschreven voor klant X” of “webinar gevolgd over fiscale wetgeving”. Vage omschrijvingen zoals alleen “administratie” overtuigen bij een controle minder snel.